Politique de confidentialité de Tixeo

Cette politique de confidentialité a pour objectif de vous expliquer clairement comment Tixeo SAS, ayant son siège social 244 Rue Claude François – Parc 2000 à 34080 MONTPELLIER recueille et utilise vos informations à caractère personnel lorsque vous interagissez avec nous dans le cadre de l’utilisation de nos services en ligne (TixeoCloud et TixeoPrivateCloud) et de notre site Web lorsque Tixeo agit en tant que responsable du traitement de ces données. Elle a également pour mission de vous informer sur vos droits et sur les choix qui s’offrent à vous concernant l’accès et le contrôle de vos données personnelles

« Politique » : réfère à la présente politique de confidentialité

« Tixeo », « Nous », « Notre » : réfère à Tixeo SAS

« Vous » « Votre » l’« utilisateur » le « participant » : réfère à toute personne utilisant nos services ou interagissant avec eux de toute autre manière

« Service », « Services » : réfère aux services de visioconférence « TixeoCloud » et « TixeoPrivateCloud »

« Client », « Entreprise cliente » : réfère à une organisation liée contractuellement à Tixeo dans le cadre de l’utilisation du service

« Prospect » : réfère à une organisation non-liée contractuellement à Tixeo mais entretenant une interaction (utilisation du service, correspondance, communication)

« Administrateur » : Personne ou entité en charge du déploiement du service pour le client ou au sein de l’entreprise cliente. L’administrateur est notamment habilité à déployer et à mettre à disposition les comptes-organisateurs auprès des collaborateurs désignés au sein de l’entreprise cliente

« Compte organisateur », « organisateur » : personne disposant d’une licence permettant l’organisation et la planification de réunions en visioconférence Tixeo

« RGPD » : Règlement général sur la protection des données

Service

Nous recueillons vos informations et données personnelles lorsque vous nous les fournissez volontairement dans le cadre de l’utilisation du service.

Cela peut se produire :

• Lorsque vous créez votre compte après avoir été invité à une visioconférence Tixeo par un organisateur de réunion
• Lorsque vous organisez une visioconférence
• Lorsque vous vous inscrivez sur notre site internet pour bénéficier d’une période d’essai gratuite de la solution
• Lorsque vous remplissez l’un des différents formulaires présents sur notre site internet (demande de contact, demande de démonstration et demande de livre-blanc)
• Lorsque vous soumettez une demande de support technique
• Nous recueillons également les informations générées par l’organisation des réunions auxquelles vous participez (métadonnées) et/ou que vous avez vous-même organisé.

Relation contractuelle

Nous pouvons également recueillir vos informations et données personnelles si vous êtes amené à représenter une entreprise cliente ou un prospect de Tixeo.

Site internet

Nous procédons au recueil d’informations lorsque vous visitez notre site web ; nous utilisons un service d’analyse tiers appelé MATOMO (anciennement Piwik) pour recueillir, analyser et comptabiliser les mesures concernant les visites de sites web.

L’enregistrement des cookies Matomo et l’utilisation de cet outil d’analyses se font sur la base de l’article 6 alinéa 1 lettre f du RGPD, qui valide que l’éditeur du site Internet a un intérêt légitime à analyser de manière anonyme le comportement des utilisateurs, afin d’améliorer son site Internet et ainsi d’obtenir des statistiques anonymes. Les informations anonymes fournies par les cookies sur l’utilisation du site Internet ne sont pas transmises à des tiers.

La collecte de certaines données, particulièrement sensibles, est strictement encadrée par le RGPD et requiert une vigilance particulière. Tixeo ne recueille ainsi aucune de ces données révélant l’origine prétendument raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale des personnes, des données génétiques et biométriques, des données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle des personnes, des données relatives aux condamnations pénales ou aux infractions, ainsi que du numéro d’identification national unique (NIR ou numéro de sécurité sociale).

Données personnelles

Nous recueillons les données que vous nous fournissez au cours des interactions que nous entretenons avec vous dans le cadre de notre service. Ces données sont les suivantes :

La collecte de certaines données, particulièrement sensibles, est strictement encadrée par le RGPD et requiert une vigilance particulière. Tixeo ne recueille ainsi aucune de ces données révélant l’origine prétendument raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale des personnes, des données génétiques et biométriques, des données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle des personnes, des données relatives aux condamnations pénales ou aux infractions, ainsi que du numéro d’identification national unique (NIR ou numéro de sécurité sociale).

Données personnelles

Nous recueillons les données que vous nous fournissez au cours des interactions que nous entretenons avec vous dans le cadre de notre service. Ces données sont les suivantes :

Tixeo a pour objectif de vous offrir la meilleure expérience de visioconférence et de vidéo-collaboration sécurisées. Les données personnelles que nous recueillons sont nécessaires à la mise à disposition, l’organisation et l’optimisation du service que nous proposons.

Ainsi nous utilisons vos données personnelles pour les raisons suivantes qui sont fondées sur les bases légales précisées ci-après :

Informations importantes sur les visioconférences

Durant l’utilisation du service, certaines informations comme votre prénom, votre nom, votre image et votre voix peuvent être divulguées aux autres participants via les différentes fonctionnalités mise à disposition par le service. De même si vous envoyez un message, transférez un fichier ou partagez du contenu, celui-ci peut être consulté par les autres personnes participant à la réunion ou à la conversation.

Tixeo n’est pas responsable des images, sons, documents, textes partagés par les participants au cours d’une réunion. Les participants peuvent ainsi accéder à des informations susceptibles de contenir les informations personnelles des autres participants voire même de personnes extérieures à la réunion.

Le responsable du traitement de ces données est l’organisateur de la réunion, TIXEO n’étant que sous-traitante de telles données personnelles.

Votre administrateur ou votre responsable du traitement peut accéder, pour son propre usage et celui de son organisation, à des données personnelles des participants liés à son organisation. Dans cette situation, Tixeo n’est pas en mesure de contrôler vos informations : Tixeo ne contrôle pas pourquoi ou comment vos informations sont utilisées, et vous devrez contacter votre administrateur ou votre responsable du traitement (par exemple, votre employeur et/ou la société qui vous donne accès aux Services) pour connaître vos droits et responsabilités en matière de protection des données. Toutes les questions concernant les politiques de votre organisation et les droits d’accès des utilisateurs administratifs doivent être adressées à votre organisation.

Tixeo a pour objectif de vous offrir la meilleure expérience de visioconférence et de vidéo-collaboration sécurisées. Les données personnelles que nous recueillons sont nécessaires à la mise à disposition, l’organisation et l’optimisation du service que nous proposons.

Ainsi nous utilisons vos données personnelles pour les raisons suivantes qui sont fondées sur les bases légales précisées ci-après :

Informations importantes sur les visioconférences

Durant l’utilisation du service, certaines informations comme votre prénom, votre nom, votre image et votre voix peuvent être divulguées aux autres participants via les différentes fonctionnalités mise à disposition par le service. De même si vous envoyez un message, transférez un fichier ou partagez du contenu, celui-ci peut être consulté par les autres personnes participant à la réunion ou à la conversation.

Tixeo n’est pas responsable des images, sons, documents, textes partagés par les participants au cours d’une réunion. Les participants peuvent ainsi accéder à des informations susceptibles de contenir les informations personnelles des autres participants voire même de personnes extérieures à la réunion.

Le responsable du traitement de ces données est l’organisateur de la réunion, TIXEO n’étant que sous-traitante de telles données personnelles.

Votre administrateur ou votre responsable du traitement peut accéder, pour son propre usage et celui de son organisation, à des données personnelles des participants liés à son organisation. Dans cette situation, Tixeo n’est pas en mesure de contrôler vos informations : Tixeo ne contrôle pas pourquoi ou comment vos informations sont utilisées, et vous devrez contacter votre administrateur ou votre responsable du traitement (par exemple, votre employeur et/ou la société qui vous donne accès aux Services) pour connaître vos droits et responsabilités en matière de protection des données. Toutes les questions concernant les politiques de votre organisation et les droits d’accès des utilisateurs administratifs doivent être adressées à votre organisation.

Les données personnelles que nous collectons et que nous traitons dans le cadre de la mise à disposition de nos services auprès de nos utilisateurs sont hébergées auprès de la société OVH dont les serveurs (datacenters) sont situés en France métropolitaine.

Dans le cadre de l’utilisation du service, les données personnelles des utilisateurs ne sont jamais transférées vers un pays tiers (à l’exception de la Suisse, qui bénéficie d’une décision d’adéquation, et uniquement en cas de transfert, sur consentement explicite de la personne concernée, à notre partenaire en Suisse, Ubcom).

OVH s’engage à se conformer aux obligations lui incombant en vertu des réglementations suscitées et, particulièrement, du RGPD. C’est notamment grâce à cet engagement de conformité que les clients d’OVH, dont Tixeo fait partie, sont également en mesure de respecter une partie de leurs obligations réglementaires.

Les destinataires des données sont en principe (sauf les exceptions prévues au présent article) exclusivement les services internes de TIXEO et ce, de manière cloisonnée. Chaque service n’a ainsi accès aux données que de manière restreinte aux seules données nécessaires à ses tâches. Ainsi, le service Support technique n’a accès qu’aux données relatives à la maintenance des solutions logicielles et la sécurité des données et le Service commercial n’a accès qu’aux données d’identification nécessaires pour réaliser des opérations de prospection commerciale dans le respect des dispositions applicables en matière de protection des données.

Dans certains cas, nous devons transmettre vos données personnelles à des tiers autorisés. Ces cas peuvent être : une réquisition prévue par la loi, une ordonnance du tribunal ou une décision rendue par une autorité publique compétente et à des fins de maintien de l’ordre.

En outre, nous pouvons partager vos données personnelles avec les tiers suivants :

• Tiers pour établir, faire valoir ou défendre les droits de Tixeo SAS
• Tiers en cas de fusion, vente, joint-venture, affectation, transfert ou autre cession de tout ou partie des actifs de Tixeo SAS (y compris et sans restriction dans le cadre d’une procédure de faillite ou similaire)
• Intégrateurs ou sous-traitants certifiés par Tixeo, dans le cadre d’une demande d’ordre technique ou afin d’assurer un déploiement optimal du servicepartenaires qui sont les suivants :
• Bardinet Télécom
• MindTechnologies
• Ubcom
• Connect4Video
• CyberXpert

Lorsque nous transmettons vos données personnelles à un tiers, nous prenons toutes les mesures raisonnables pour veiller à ce que ces tiers soient liés par des obligations de confidentialité s’agissant de la protection de vos données personnelles. La transmission est opérée conformément aux exigences légales, y compris par la passation d’accords de traitement des données avec les tiers concernés, afin de veiller à ce que les données personnelles soient uniquement traitées conformément à nos instructions, à la loi et aux réglementations en vigueur et pour l’utilisation spécifiée par nos soins, et pour appliquer les mesures de sécurité adéquates.

Nous nous engageons à assurer la sécurité de vos données personnelles en prenant toutes les mesures techniques et organisationnelles pour les protéger contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisée et contre tout risque de perte, destruction ou altération.

Nous vous recommandons de prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger vos données personnelles sur internet. Nous vous conseillons de changer régulièrement de mot de passe et d’utiliser des combinaisons de chiffres et de lettres suffisamment complexes pour éviter toute tentative de connexion frauduleuse.

La technologie de visioconférence de TIXEO est certifiée CSPN et qualifiée par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI).

En savoir plus : https://www.tixeo.com/visioconference-securisee/decouvrir/securite/

Le RGPD garantit des droits spécifiques en ce qui concerne les informations et leur utilisation. Nous déclarons collecter des informations dans le cadre régulier des activités de notre entreprise pour permettre le traitement et l’exécution de votre commande ou contrat, afin de livrer nos produits et services.

Selon vos droits définis par le RGPD et sous respect de justifier des conditions légales, vous pouvez :

• Demander l’accès à vos informations et données personnelles. Vous pouvez également demander une copie de ces données personnelles
• Demander de mettre à jour et modifier vos données personnelles pour en garantir l’exactitude
• Demander la suppression ou l’effacement de vos informations et données personnelles
• Vous opposer au traitement de vos informations et données personnelles
• Demander la limitation du traitement de vos informations et données personnelles
• Demander le transfert de vos informations et données personnelles, à vous ou à un autre responsable du traitement, des données que vous avez fournies lorsque le traitement repose sur votre consentement ou l’exécution du contrat
• Vous opposer au profilage ou aux décisions automatisées qui pourraient avoir un impact sur vous étant précisé que la société TIXEO ne réalise aucune prise de décision individuelle automatisée
• Définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour en savoir plus, vous pouvez également consulter le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles

Enfin :

• Vous avez le droit d’introduire une réclamation concernant les pratiques de Tixeo à l’égard de vos données personnelles auprès de l’autorité de contrôle de votre pays (en France, la CNIL) ou d’un État membre de l’UE.

Il est possible que nous ne puissions pas répondre favorablement à l’une de ses demandes dans les cas suivants :

• Impossibilité de prouver votre identité
• Si cela nous empêche de respecter nos obligations règlementaires
• Si cela implique des coûts démesurés ou un effort trop important.

Si vous souhaitez obtenir davantage d’information concernant la protection de vos données personnelles ou nous faire part de vos commentaires relatifs à ce sujet, vous pouvez nous transmettre un message à : rgpd@tixeo.com.

Vous avez également la possibilité de nous transmettre un courrier à :

La société TIXEO a désigné un Délégué à la Protection des Données, Me Apolline SCHMITT, avocat du Barreau de STRASBOURG, exerçant 52 Avenue des Vosges à 67000 STRASBOURG que vous pouvez contacter pour toute question relative à la protection de vos données par mail : dpo[at]tixeo.com.